柏泉祥泰归纳出9张基础表单和5张汇总表单,这14张表涵盖了整个业务流程的管理,包含了全部业务信息和数据(包括客户、库存、产品、价格、付款等)

如果说要实现信息化管理,他们更关注进销存、erp或crm这样的业务管理软件面向团队内部协同办公管理的oa系统,并不像是商贸企业的“刚需”

其实商贸企业对于oa系统的应用,并没有外界想象的那么简单,只用于行政办公管理,而是大量涉及业务管理,甚至主要用于业务管理

柏泉祥泰是新疆最大的家电分销商之一,2009年柏泉祥泰成为自治区家电下乡活动的组织单位,业务拓展到自治区的城乡各地,很多全国一线的大厂家都找上门请求代理自己的产品

商贸行业企业对于oa系统的要求其实很高,需要oa系统具有良好的商贸企业所属行业开放性和灵活的拓展性,既满足日常行政办公(信息传递和文件审批)的需要,又满足业务管理(销售与服务协作)的需要,还要能够根据实际需要进行简便、低成本的二次开发

另一个很有代表性的案例是杭州群丰果品连锁有限公司(群丰果品),中国十大水果连锁零售企业之一

公司业务的快速发展,使得领导层对新品上市、水果报废、果品销量及果品配送等情况都不能及时了解,他们希望通过oa系统来解决这个问题

通过使用华天动力oa系统,群丰果品在信息的交流沟通效率上有了质的飞跃,上层领导也能够及时的了解各个部门的运营情况,可以随时随地的对管理中的不足进行调整,企业管理更加规范

华天动力oa系统极大地提升了柏泉祥泰对整体业务的监控力度,提升了整个团队商贸流通行业分类业务与服务协作的效率和质量,经销商的满意度也得到了明显的提升

因此,在华天动力等oa系统厂商看来,能够使用oa系统的商贸企业,都具有先进的管理意识和方法他们明白,内部管理是一切业务活动的基础,内部管理不好,外部业务必然混乱

柏泉祥泰和群丰果品的应用模式非常典型,他们通过oa系统综合性的解决管理中的各种问题,这些问题既包括内部管理问题,又包括业务管理问题单纯的业务管理软件是无法解决内部管理问题的,而oa系统则能很好的胜任这项工作

公司迟总说,我们上oa说简单也简单,说不简单也不简单说简单是因为我们还是一个小公司,人毕竟不是很多,oa里面的档案、人事、资产等管理功能都用不上;说不简单是因为我们并不是发发工矿商贸通知、传传文件就了事了,我们需要用oa来管理自己的业务,变得更加规范,让信息和数据的管理更及时、更完善、更准确这些工作包含了我们从销售到服务的全部流程,并不是一个简单的oa就能够实现的业务人员会填报自己行政区域内的基础表单,基础表单汇总后生成汇总表单,供部门经理和总经理分析决策每个操作人员只能查看到自己区域内的表单数据,而无法跨区域查看

柏泉祥泰选择了以“工作流管理专家”著称的华天动力oa系统,就是希望通过灵活的工作流模块,搭建出完善的业务管理流程

只有优秀的oa系统才能够满足这些要求,因此商贸企业在oa系统选型时还需要认真的考察,不能贪图便宜而导致系统无法使用

商贸行业属于劳动密集型产业,能够用到商贸公司所属行业oa系统的商贸企业不多事实上,即使达到了较大的规模,很多商贸企业也没有使用oa系统的意识